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第四回総会準備委員会議事録

 投稿者:42回生伊藤幸恵  投稿日:2017年 9月16日(土)00時07分16秒
  総会前最後の委員会となりました。
42回生力を合わせて110周年記念総会を成功させたいと思います。

<議事録>

第4回 平成29年度総会準備委員会
                                 平成29年度9月9日(土)14:30~
                                             二華会館2階ホール
1.開会
《挨拶》真壁会長、小出副会長、(総会部)神成総会部長、(校内幹事長)石森先生
《出席者紹介》小野寺副会長、脇坂さん、岡本さん、今野さん、市村さん、佐藤さん、源生さん、小野さん、半澤さん

敬称略(42回生) (総括)澤田、伊藤、山崎 (会計)大沼、吉田 (会費受付)兵藤、千葉、 (会報)大越、中村、渡邉、(会場)中條、石川、高橋 (同期会)臼井、近藤、丹野 (アトラクション)鈴木(プログラム)上田、石森、川端

2.本部・総会部より
<真壁会長>
多賀城市歴史博物館にある取り壊しになった本校本館レプリカの展示が決定した。

<神成さん>
1)個人活動のチラシの総会当日配布は可能。封入はせず、テーブルの上に置く形。希望の方は神成さんに連絡する。現時点で三枚配布(①本館レプリカ展示のお知らせ ②35回生スズキ ミナコさんピアノリサイタル ③41回生佐藤 円さん朗読会)
2)車椅子が必要の方は連絡頂ければホテル側で準備可能。
3)郡 和子仙台市長が懇親会途中から参加するのでご紹介する。

3協議・各係りより連絡
<総括>
・来賓出席者の確認
・進行スケジュールの確認(※協議した箇所のみ掲載。)
前日  担当は総括と会場係(4,5人)。22日までに時間を連絡してくれれば、事務局で搬入      物を準備しておく。
     校旗は大きいほうを準備しておく。(上田先生)
     演題が高いので踏み台を準備する。(41回生半澤さん)
9:30 43回生、52回生集合時間※華6回生は10:00集合に変更。
     出席者全員への記念品(支倉焼き)搬入。
     ※受付で必ず渡すように指示する。
     花束搬入。※米寿出席者なしなのでアトラクション二人と同期会参加の恩師分。(担当      は同期会係)
10:00 華6回生集合時間
      功労者受付は事務局二人。功労者誘導は総会部がやる。
      各受付で功労者が分かるようにしておく。もしいらしたら功労者受付窓口を案内す        る。また功労者へは参加者記念品のほかに表彰者記念品があるのでこちらも窓口で      渡す。
      恩師を控え室に誘導する。こちらも総会部でやる。
10:25 着席誘導の際、功労者は表彰者席へ着席するように司会が誘導する。
11:25 議長二人(大沼、吉田)は議事が始まる前までステージ下の椅子に着席する。
11:55 休憩時間が短い。5分延長する。(午後の部開始を12:10にする。)
12:55 部活動後援会の募金 司会からアナウンスをしてほしい。回収は総会部でやる。
13:00 アトラクションへの花束贈呈は42回生から。※誰が渡すかはお任せ。
13:50 部活動後援会の集計報告は司会がする。管理は校内幹事(石森先生)
13:58 恩師退場の時42回生は法被着用しお見送り体制。恩師退場の時間は食事の状況を      見て変えてほしい。
      アンケート回収は総会部がやる。
      アンケートの内容に 「110周年記念式典はいかがでしたか。」を加える。

<会計>
総会当日は支払いが出来ません。次回11月予定の準備委員会でのお渡しとなります。

<プログラム>
完成し、本日封入した。
原画を当日飾りたい。イーゼルを美術部から借りれるか確認する。
前日搬入物にいれる。

<会費受付」>
現時点 300名参加 (内当番学年;42回生49名 華6回生4名 43回生6名 52回生1名)
最終締め切り日: 9月15日(金) 参加人数確定後澤田委員長は小出副会長に連絡する。
                      会費受付は参加者名簿をメールで送る。16日AM印刷

<会場係>
 名簿のデータをもらい座席を作成。ネームプレイト作成。恩師ハガキを貼る作業。
 に取り掛かる。

<アトラクション>
「花は咲く」を会場全員で合唱するための歌詞カードを作成。
(総会部より)記念式典アトラクションの音楽部の対応は総会部もやる。
音楽部へ準備する軽食は放置しておかなければ返品できるので、朝の時点で出欠を確認する。

<会報>
カメラマンと打ち合わせ済み。議事開始(11時半)までの契約。それ以降は当番学年が撮る。
カメラマンが撮った写真の内容はインデックスをもらえる。
出席恩師のコメントを会報に載せる。

<同期会>
現時点 恩師4名 42回生76名参加予定。
写真を撮ってくれる方が見つかったので当日集合写真を撮り渡せる予定。(2:45)
準備委員会の紹介をするので各係りのリーダーは登壇し、メンバーを紹介してほしい。
9月16日までにキャンセルの連絡をもらえれば返金可能。

4その他
次回準備委員会は10月末か11月初旬予定。詳しい日程は追って連絡する。
                                                      以上










           
 
 

9/9出席します

 投稿者:高41回生半澤真弓  投稿日:2017年 9月 7日(木)21時15分15秒
  急遽ぎりぎりになってすみません。都合つきました
ので、高41回生から半澤は出席いたします。
よろしくお願いいたします。
 

9日出席します。

 投稿者:35回生今野由佳里  投稿日:2017年 9月 4日(月)08時43分55秒
  連絡が遅れすみませんでした。24日は出席出来ませんが9日にお手伝い出来る事が有ればお申し付け下さい。  

第二回 ホテル打ち合わせ 議事録

 投稿者:42回生伊藤幸恵  投稿日:2017年 9月 3日(日)00時43分51秒
       ●第2回 ホテルメトロポリタン仙台との打ち合わせ●
2017.8.26(土)10;00~ ホテルメトロポリタンにて
出席者*ホテル:鎌田さん *総会部:小出副会長、小野寺副会長、神成総会部長
     *総括:澤田、伊藤、山崎 *アトラクション:鈴木(純)、森 *同期会:近藤、臼井
     *会場:石川、鈴木(知)、高橋、中條

◎進行表を元に当日の流れ、詳細を確認。
前日   ・二華グッズ他と表彰者への記念品(ギフトショップ・エイダイより)搬入。
      ・(アトラクション)前日のリハは可能か?→(鎌田)不可です。

9:00~ ・(総括部)音楽部のリハーサル前、8:30から控え室利用は可能か?
       →(鎌田さん)可能です。

9:10~ ・(総括部)会場設営の際、二華グッズ販売、記念誌、会員名簿販売、記帳用、年会費受付の場所を確保してほしい。
      ・椅子の準備 壇上6脚 壇下ステージに向かって左9脚 右55~60脚※表彰者用

9:30~ ・花束の搬入(ハナサクより)。
      ・出席者全員へ記念品搬入(支倉焼き)。
      ・二華グッズなどの展示は総会部でやる。
      ・(総括)お手伝い学年の高52回、華6回生の出席者は?→二華先生を通じて確認し、名簿作成までに連絡します。

9:50~ ・今年は表彰者受付を設置すること。

10:00~・恩師、表彰者、挨拶依頼者などには動きの確認や挨拶依頼を確認するメモ書きを受付で渡したほうがよい。

10:25~・司会者は出席者を席に誘導。表彰者は表彰者席に着くように付け加える。

10:30~・会が始まることを明確にするために照明を一度落とす。
      ・受付には一人が残り、他は会場入りする。

10:45~・表彰者表彰。名前を全員読み上げる。登壇し賞状を受け取るのは代表者のみ。ただし全員起立する。
      ・(総括部)表彰者がテーブル席に移動するタイミングを確認。
      →音楽部の記念賛歌が終わり、音楽部が降壇する時にテーブル席に戻る。司会に誘導してほしい。

11:55~・休憩。時間が早まった場合は休憩時間で調節する。※ホテル側の食事を提供する時間が決まっているため。
      ・(総括)他の階のトイレ利用可能か?→(鎌田)可能です。

12:05~・(総会部)乾杯ご発声の仙台支部長(雲野さん)へ依頼しておいてください。
      ・会食の際の持込の飲み物は当番学年で準備する。

12:50~・米寿者のご紹介。
      (総会部)女26回生からの申し込み振込みがあったら総会部に連絡してほしい。
            花束の準備と贈呈は当番学年でやる。

13:00~・アトラクションの演出等はアトラクション係りへ一任。

13:50~・部活動後援募金の目録と祝儀袋は総会部で準備する。
      (総会部)集まったお金はを誰が預かるか確認します。事務局青柳さんもしくは二華の先生。

13:53~・各担当学年の紹介の際挨拶は委員長だが当番学年の人は起立すること。
      ・53回生と華6回生の紹介もこのときにする。

その他 ・名簿の作成について。
      (総括)8月31日に振込み締め切りなのでこのときまでに振り込んだ方だけの名前を載せればいいのか?
      →基本はそうだがぎりぎりまで待ったほうがよい。名簿だけ最後に封入するように対応もできる。
       (総括)出来れば、9月9日に資料の封入作業があるので名簿もそのときに入れたい。
      →9月5日までにそろえます。
       ※8月21日現在で201名の振込み。(最終的に400名になるように準備中)

      ・会場の案内表示について
       (会場係)表示は誰が準備するのか?去年のはあるのか?
      →スタンドはホテルで準備。表示は全て会場係で準備をする。今年は表彰者受付の表示も忘れないように。
      ・テーブル席の色分けについて。
       (会場)昨年色分けをしたら受付の人数が偏ったので今年は色分けしなくていいのでは?
        →今年はなしでやってみる。
      ・「時間押してます。」のメッセージボードはやめる。
      ・アトラクションの演者、司会、音楽部には軽食を控え室でとってもらう。
        ※音楽部の軽食に関しては総会部で準備する。

      ・表彰者の名前をテーブル席と表彰者席に二部準備する。※「○○様」
      ・席は10名テーブルだが8名くらいで配置
       →申し込みがないのに来場した方への対応のため。

                                                                                                       以上

 

9日 40回生欠席致します

 投稿者:40回生 高橋愛  投稿日:2017年 9月 2日(土)19時39分51秒
  ご連絡が遅くなりすみません。
9日の準備委員会は40回生3名とも欠席致します。
申し訳ございませんがよろしくお願い致します。
 

9月9日の出欠

 投稿者:37回生 小野裕美  投稿日:2017年 9月 2日(土)13時48分42秒
  こんにちは。37回生の小野です。
いよいよ総会前の準備委員会になってしまいましたね。

37回生は3人とも出席します。
ご連絡遅くなってすみませんでした。
それでは、よろしくお願いします。
 

9日は出席します。

 投稿者:岡本あき子@35回  投稿日:2017年 9月 2日(土)06時48分11秒
  総会カウントダウンですね。岡本は肝心な24日が仕事があり参加できませんが、9日は参加します。お手伝いできることがあればこの日に働かせていただきます。  

9月9日出席します。

 投稿者:33回生脇坂美貴  投稿日:2017年 8月31日(木)22時30分49秒
  今日で8月も終わり、あっという間に総会前最後の準備委員会になりますね。
総会当日まで日にちはありますので、しっかり確認をしましょう!総会部だけでは人数が足りない所は、総会に出席する33回生数人に声掛けしてありますので、表彰者受付等お手伝い出来そうです。

9日は、33回生脇坂のみ出席です。
どうぞよろしくお願いいたします。
 

準備委員会出欠について

 投稿者:高41回生 三坂  投稿日:2017年 8月28日(月)18時23分49秒
  皆様、ご無沙汰しております。
出欠の返信遅くなり申し訳ありません。41回生は、現時点で出席できるものがおりません。当日に都合がついて「行ける!」となれば、三坂が駆けつけるつもりでいるのですが…総会前の準備委員会なのに、本当に申し訳ありません。
2回目の準備委員会前までは質問がありましたが、それ以降は何もないので順調なんだろうと思っております。41回生は40回生に最後まで聞きまくってましたもの(汗)もしかして頼りないから他の先輩に聞いているのかしら?(笑)
あと少しです。楽しく頑張ってくださいね。
 

第3回 平成29年度総会準備委員会(議事録)

 投稿者:42回生 山崎香織  投稿日:2017年 7月31日(月)23時45分31秒
  第3回 平成29年度総会準備委員会
平成29年7月23日(土)13:30~二華会和室

1.開会
《挨 拶》真壁会長、小出副会長、小野寺副会長、神成総会部長
《出席者紹介》脇坂さん、堀江さん、市村さん、佐藤さん、源生さん、半澤さん、高橋もゆるさん
敬称略(42回生)  (総括)澤田、伊藤、山崎 (会計)吉田、大沼 (同期会)近藤、丹野、臼井
 (会費受付)兵藤、砂子田 (会場)中島、鈴木、中條 (プログラム)上田、石森、日山
(アトラクション)鈴木 (会報)渡辺、大越
(43回生)板倉ひろみさん

2.総会部より

3.協議・連絡
・総括係
6月に送ったハガキの返信(学校に来た分)の報告
(一般恩師) 欠席 58 出席 6 合計64
(同期恩師) 欠席 14 出席 4 合計18

《進行スケジュールの確認》
10:30スタートとなるため9:00集合
9:30 アトラクションリハーサル
9:30 写真撮影
※華6回生 5名参加予定(12名の予定)
※43回生には会場案内のお手伝いをして欲しい(板倉さんは澤田委員長についていたほうが良いので他の43回生へお願い)

9:50 受付開始
来賓控室接待などがある
●小出副会長より
功労者記念品などは前日にホテルへ届くようにしている→会場係
出席者への記念品は当日9:30に届くようにしている→受付のとき書類と一緒に渡すのを忘れずに渡す(参加者全員)
10:00 開場
10:10 来賓、恩師へ挨拶、写真撮影→総括
10:20 恩師を会場へ案内
式典を行った後、その場に立って頂き紹介する。前年度のような入場ではない。
※11:15までは受付はいるようにする

10:50 功労者表彰
受付後→自分の学年のお席に荷物をおいてもらう→総会の前に自分の名前のついた前の席へ移動する(会場係 名前の付いた席を準備)→代表1人が壇上へあがり表彰
●功労者表彰 65名
●記念賛歌(二華中、高音楽部)41名
11:25 議事→プログラム係が司会(会計係に変更した)
12:10 米寿の方がいれば花束を渡す(何回生が米寿か調べておく)

《今後の総括の仕事》
スケジュール、司会、議事原稿作成
当日役割分担表
誘導、受付、来賓控室マニュアル作成

・会計係
少額でも良いから申請して欲しい

・プログラム係
細かい構成をしている段階。もう少しで完成する(8月中には完成予定)

・会費受付係
現在67名から振込みあった(今日を含めると80名弱)
●小出副会長より
功労者表彰者には、振込用紙にNO.を付けているので分かると思う。功労者の出席は事務局へ連絡して欲しい。期日までの振込みがない人には連絡しなくてはいけない。

・会場係
8月中にはホテル打合せをする。
その時には副会長、総会部長も一緒に行くようになる。会場係、総括、アトラクション、同期会も。日程を合わせてホテル打合せの日を決めて欲しい。

●吊看板のホテルへのお願いは総括から?(会場係へお願いする)
●校旗は?学校から借りられるので後々話しする。

・アトラクション係
校歌斉唱の指揮と伴奏は、アトラクションで担当
花束について、米寿の花束はアトラクション係での準備だったが、同期会で花束発注するそうなので一緒にお願いする。

・会報係
当日の取材について
式典が始まる前の撮影について、どこまで東陽写場さんをお願いできるか分からないので、同期の方で写真撮影の協力をいただけると助かる。

・同期会係
同期会の振込みが少ないので、出席できそうな人(役員1人4名とか)に声掛けして欲しい。同期会写真については、スタジオアリスのネットサービスを使用予定。
欠席だが事務費を振り込んでくれた方、メール分からない人にはお礼状を出す予定。写真も一緒に。(10月に出す予定)

4.その他
次回準備委員会は、9/9(土)14:30~の予定。
10:00~部屋を借りている。袋詰めなどある予定。
これから、出席者が決まってからバタバタと忙しくなるがよろしくお願いしたい。

以上
 

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