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第1回二華総会準備委員会 議事録

 投稿者:山川奈美  投稿日:2019年 4月25日(木)14時53分42秒
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  皆様大変お待たせいたしました。4/14に行われました第1回準備委員会の議事録ができました。

こんな内容で準備が進んでいます、ということが分かるのではないかと思います。
こちらをご覧になって、「手伝ってもいいかな?」と思う方、もしいらしたら、
この掲示板を使っても結構です。ご連絡お待ちしてます。

欠席された方もご参考にいていただけたら…と思います。

分かり辛い、見にくい…などのご意見もお待ちしております。

ファイル添付ができなかったので、コピーしてそのまま載せますが、個人名は削除させていただきます。

第1回 平成31年度総会準備委員会 議事録
平成31年4月14日(日)13:30~
於:二華会館 2階 二華ホール
1.開会

挨拶…真壁会長(欠席)
副会長…今年は総会の開催日が早まるので、準備も早まる。
幹事会が6/8にあり、(資料等の)袋詰めもお願いします。
校内幹事…37回生の三浦先生が校内幹事長ですが、
本日欠席です。二華になって10年目です。
この春は二華になってから一番医学部合格者が多く、東北大合格者も最多となりました。
総会部長…36回生で委員長でした。同期の絆を大切に頑張って欲しい。
委員長…いよいよ始まりました。頑張ります。

出席者紹介…44回生は各係の報告時に一緒に自己紹介するので、割愛。

2.総会部より

45回生さんが沢山出席いただけて良かったです。
来年の総会は9/19(土)です。来年の同期会の会場も一緒に押さえました。
今年の同期会の会場が押さえられていなくて、ホテルの担当者が代わったことも関係していると思う
ので、ホテルとの打合せをしっかりしてください。

3.協議・連絡

43回生 より
 同期とつなぎながらしっかり頑張ってください。

総括係
・総会テーマについて 44回生案 「元~はじめ~」、「願~ねがい~」、「希~のぞみ~」
    ※テーマ案をまとめた文書を両端から回して見ていただきました。
合わせてプログラムの表紙案のイメージも一緒に見ていただきました。
→第1候補の「元~はじめ~」で決定
(44回生は平成元年入学であったこと、令和元年に幹事学年であることを踏まえ)

・今後の準備委員会の日程について(予定)※昨年より早めて前倒しで計画

第2回  5/25(土)→ 関西支部、白石支部の総会があり、5/26の方がよい。
小学校の運動会も5/25が多いようなので
5/26 13:30~の予定で。
第3回  7/21(日)→ 現状大丈夫ではないか
第4回   8/24(土)→ 総会資料の袋詰めお願いします。
この日は運営委員会も13時からあるので、
準備委員会は開始遅らせて14:30~がいい。
前日準備 9/6(金)→ 例年通りの前日搬入など アトラクションに関しては当日で。
(アトラクションの箇所で詳細)
総会   9/7(土)(翌日9/8 搬出)
第5回 10月後半か11月上旬 [反省会]
第6回  翌年1月上旬 [次年度へ引継]

※時間は13:30から
(準備委員打ち合わせは都度決める)

・その他
①元号について→元号は令和で統一。

②ホテルとの打合せに関して
 アトラクションも決まって、担当者と打合せ済み。タイトルも決定。
 アトラクションにお子様が一緒に参加するため、進行変更を検討中。(乾杯前にアトラクション)
議事を早めに済ませて→休憩→アトラクション→乾杯  の流れで考えている
  休憩時間とも関連して、開場時刻を30分早めて、会場内で母校の近況を映像で流したい。
 合わせて休憩時間にも流せるように考えている。
映像は放送部の作成したものなど、学校への協力を要請している。(丹野先生が交渉)
  映像流すためのプロジェクターなどの手配済み。

会計係
・予算案について
資料参照(平成31年度総会収支予算)
今回より会費が7,000円から7,500円に上がっていることに関して
→幹事会や委員会などで告知する、ご案内にきちんと分かりやすく明記する。

プログラム係
・テーマについて
先程決定
5月末に入稿予定。
44回生4名に原稿依頼済み。
表紙に関してはテーマと一緒に回したプリントでイメージしています。

会費受付係
・受付締切日について
 お盆などを考慮して8/14がいいのか、例年のように総会の日程から逆算した日程の8/9がいいのか
→8/9(金)名簿最終締切を8/16
 振込用紙は昨年同様、創文印刷に依頼、金額も昨年と同額で確認済み。
 既に郵便局から振込用紙ももらっているのですぐに印刷依頼し、連休明けにはできる。

会場係
 8/16以降、総会の出席者が決まってきたら活動します。
 現状44回生の人数が足りないので、
同期会と協力してお手伝いしてくれる同級生を集めていく。

アトラクション係
 ホテル打合せ済み。
 アトラクションの内容告知と詳細確認。(使用楽器、床について、必要な設備等)
 乾杯前、の時間の確認。

会報係
 調整中(担当者未定)
 5/11に6月の常任理事会の時に渡す原稿依頼の話をするのでできれば5/11、
遅くとも5/25までにはいて欲しい。

同期会係
  総会と締切日一緒に8/9、名簿締切も8/16。
  ハガキあり(総会の手伝いを募る…7月末)
  会費4,000円 会場が変更になり、少し場所が離れているので恩師のエスコート注意。
振込用紙の印刷は総会会費と同様 創文印刷へ依頼。
(こちらも振込用紙は準備できているのですぐに印刷依頼へ)


4. その他
・6月の幹事会の手伝いについて
  6/8は中総体初日なので、参加者が少ない見込み。
  総会の時に準備する申込み→振込用紙と案内状…何組必要か、しっかり把握すること。
  去年は8名、袋詰めも当日。二華グッズ販売に1名、二華会費・総会会費で2名、
    会場往復するスタッフ1名で4名以上は必要。

  袋詰めは5/26に大部分する。
  会場は去年44回生がした。
  苦労したマイクの準備は三浦先生が当日いらっしゃるので大丈夫だろう。
  案内状の準備、しっかりと。

次回の準備委員会は,5月26日(日)13:30~ の予定。
総会掲示板にて次回の告知と今回の議事録も載せる予定です。

小出副会長より
 同志社の講演会について…チラシが入場券になるものが100枚あったが残り10枚程。
 希望者に渡しますが残り少ないです。


ホテルとの打合せに関して(2回分を抜粋)
※当初より、打合せ記録として残るよう、メールにて連絡とした

1.同期会 会場について・・・100名くらいで

・会場が押さえられてなく、初回打合せの段階で例年の会場は埋まっている。
・空いている他会場を確認、後日メールにて新館のレストランで仮押え。合わせて料金、レイアウトなどメールにて打合せ。→ 80名予算で一旦見積。2回目の打合せにて会場下見、メニュー、受付・写真撮影の場所等の確認後、決定。
・マイク使用料あり
・ランチ営業終了~ディナー営業の間に使用のため、15:00~17:30撤収完了。(受付14:30~可)
(下見後)
・動線確認→分かりにくいので会場前に看板2箇所依頼
・集合写真は会最後で
ホテルフロント付近、吹き抜けの2階から撮影予定(その間、少しお客様ストップしてもらう)
・会場レストラン内、仕切って奥側使用
・ソファ席を壁側集約 半立食状態に


2.総会について

・初回打合せで10:30開場、11:00スタート、14:30終了(例年)
その後2回目の打合せにてアトラクション演者と打合せにて
(楽器、人数、動線、準備物確認→ステージ下にテーブル1本)
楽器搬入8:00~、リハ8:30~となり、開場時刻早められるようだったので、
10:00~開場、早目の受付し、会場内プロジェクターにて母校近況報告(DVD映像など)を検討。
プロジェクターなど設備使用料確認。
飲み物ないと辛いので、必ずお水は準備。

・控室確認・・・軽食準備6名分 10:30出し
・13:20~スタート
→下の会場(例年の同期会開場)14:00~会議のため音が響かなければ太鼓OK
10名くらいの足踏みの「ドン」は厳しい。
・ステージの高さは例年通り 40センチ 大きさは少し小さめ(図面参照)
→ 現場にて動線とステージの高さ、サイズ感 確認

・試食あり 7月後半から8月上旬 → 7/27予定
メニューはデザートも2種準備 アレルギーに関しては特に触れない
・持ち込み飲料に関して確認・・・恩師用ウィスキー・焼酎各1、ワイン赤白各1本が通年
別途ワイン持ち込む場合、1本あたり1,000円(別)
・恩師控室・アトラクション演者控室・・・例年通り予約
・看板 「令和」か「2019年」かを確認とれ次第ホテルに連絡
・校歌斉唱時のCD、前もって渡す(ちゃんと音出るか確認のため)
・見積依頼 アトラクション演者用軽食6名、240名での見積で

 
 
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